Polityka prywatności | Mediacje V.I.A.

1.

Administrator danych osobowych

Administratorem danych osobowych przetwarzanych za pośrednictwem strony mediacje-km.pl, podczas pierwszego kontaktu oraz w związku z prowadzoną działalnością mediacyjną jest:

KM

KMK Solutions Katarzyna Michalska
przedsiębiorca wpisany do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej, działający również pod marką Mediacje V.I.A.

adres:
ul. Parkowa 22
96-314 Boża Wola

dane rejestrowe:
NIP 5272290078
REGON 142161084

e-mail:
kontakt@mediacje-km.pl

telefon:
+48 530 944 974

Aktualne dane wpisu można sprawdzić w CEIDG.

Administrator nie wyznaczył inspektora ochrony danych. W sprawach związanych z przetwarzaniem danych można kontaktować się bezpośrednio z administratorem za pomocą danych wskazanych powyżej.

2.

Jakie dane są przetwarzane i skąd pochodzą?

Zakres danych zależy od sposobu kontaktu i rodzaju sprawy. Administrator może przetwarzać w szczególności:

dane identyfikacyjne, np. imię i nazwisko, nazwę podmiotu, stanowisko, sposób reprezentacji, a gdy jest to niezbędne — dane wynikające z dokumentu tożsamości lub rejestru publicznego,
dane kontaktowe, w tym adres e-mail, numer telefonu i adres korespondencyjny,
treść formularza, korespondencji i ustaleń dotyczących terminu lub organizacji spotkania,
dane dotyczące umowy, wybranego pakietu, płatności, faktury, rachunku i rozliczenia,
informacje i dokumenty przekazane w związku z konsultacją, mediacją pozasądową albo mediacją ze skierowania sądu,
dane pełnomocników, reprezentantów, tłumaczy, ekspertów i innych osób dopuszczonych do udziału,
dane techniczne związane z korzystaniem ze strony, np. adres IP, data i czas połączenia, typ przeglądarki, urządzenie, logi oraz informacje zapisane w plikach cookies.

Dane mogą pochodzić bezpośrednio od osoby, której dotyczą, od drugiej strony lub innego uczestnika sprawy, pełnomocnika, sądu, z przekazanych dokumentów albo z publicznie dostępnych rejestrów. Jeżeli dane nie zostały pozyskane bezpośrednio od danej osoby, administrator przekazuje informacje wymagane art. 14 RODO, chyba że zachodzi ustawowy wyjątek.

Dane uczestnika mediacji przekazane przez inicjatora

Jeżeli osoba inicjująca kontakt przekazuje administratorowi dane potencjalnego uczestnika mediacji, powinna ograniczyć je do zakresu niezbędnego do nawiązania pierwszego kontaktu, w szczególności do imienia i nazwiska, danych kontaktowych oraz ogólnej informacji o rodzaju sprawy. Nie należy przekazywać w tym celu danych szczególnych kategorii ani szczegółowych opisów konfliktu, jeżeli nie są one niezbędne.

Administrator wykorzystuje takie dane wyłącznie, aby skontaktować się z potencjalnym uczestnikiem, przekazać informację o możliwości dobrowolnego udziału w mediacji oraz — jeżeli osoba wyrazi zainteresowanie — ustalić dalszy sposób kontaktu. Dane te nie są wykorzystywane do marketingu ani wywierania presji na udział w mediacji. Najpóźniej przy pierwszym kontakcie administrator przekazuje tej osobie informację o przetwarzaniu danych, w tym o źródle ich pozyskania, celu i podstawie przetwarzania oraz przysługujących jej prawach.

Administrator stosuje zasadę minimalizacji: prosi tylko o dane potrzebne na danym etapie kontaktu lub realizacji usługi.

3.

Dane szczególnie chronione i dane innych osób

Formularz kontaktowy służy do pierwszego kontaktu. Nie należy wpisywać w nim danych, które nie są potrzebne do udzielenia odpowiedzi.

W formularzu nie należy podawać w szczególności:

numeru PESEL i danych dokumentu tożsamości,
szczegółowych danych dzieci lub drugiej strony konfliktu,
danych o zdrowiu, niepełnosprawności, poglądach, przekonaniach, pochodzeniu, życiu seksualnym lub orientacji,
danych o wyrokach skazujących i naruszeniach prawa,
dokumentów i informacji niezwiązanych z celem pierwszego kontaktu.

Jeżeli podczas właściwej mediacji przetwarzanie danych szczególnych kategorii jest niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, podstawą może być art. 9 ust. 2 lit. f RODO. W innym przypadku wymagającym wyraźnej zgody podstawą może być art. 9 ust. 2 lit. a RODO. Dane dotyczące wyroków i naruszeń prawa są przetwarzane wyłącznie w granicach dozwolonych przez art. 10 RODO i prawo krajowe.

Przekazując dane innej osoby, należy ograniczyć je do niezbędnego zakresu i wskazać źródło informacji. Sam fakt przekazania danych przez jedną stronę nie oznacza, że będą one udostępnione pozostałym uczestnikom.

4.

Cele i podstawy przetwarzania danych

Dane osobowe mogą być przetwarzane w następujących celach:

A

Kontakt i obsługa zapytania

Udzielenie odpowiedzi, przekazanie informacji o usługach i ustalenie dalszego sposobu kontaktu.

art. 6 ust. 1 lit. b RODO — działania na żądanie osoby przed zawarciem umowy, albo art. 6 ust. 1 lit. f RODO — uzasadniony interes polegający na prowadzeniu korespondencji i obsłudze zapytań, w tym nawiązaniu jednorazowego kontaktu z potencjalnym uczestnikiem mediacji, gdy jego dane kontaktowe przekazał inicjator sprawy. Osoba, której dane dotyczą, może wnieść sprzeciw wobec przetwarzania opartego na tej podstawie.

B

Zawarcie i wykonanie umowy

Przygotowanie dokumentów, ustalenie warunków, organizacja płatności, przygotowanie i przeprowadzenie konsultacji lub mediacji pozasądowej oraz kontakt po jej zakończeniu.

art. 6 ust. 1 lit. b RODO — wykonanie umowy lub podjęcie działań przed jej zawarciem.

C

Mediacja sądowa i obowiązki ustawowe mediatora

Kontakt ze stronami, zapoznanie się z aktami w dopuszczalnym zakresie, sporządzenie protokołu, przekazanie dokumentów sądowi i rozliczenie należności.

art. 6 ust. 1 lit. c RODO — wykonanie obowiązku prawnego w związku z przepisami Kodeksu postępowania cywilnego i innymi właściwymi przepisami.

D

Rozliczenia, podatki i rachunkowość

Wystawianie i przechowywanie dokumentów sprzedaży, prowadzenie ewidencji oraz wykonywanie obowiązków podatkowych i rachunkowych.

art. 6 ust. 1 lit. c RODO — wykonanie obowiązków wynikających z przepisów podatkowych i rachunkowych.

E

Roszczenia i bezpieczeństwo

Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń, dokumentowanie wykonania obowiązków oraz ochrona osób, systemów i informacji.

art. 6 ust. 1 lit. f RODO — uzasadniony interes administratora polegający na ochronie praw, zapewnieniu bezpieczeństwa i wykazaniu prawidłowości działania.

F

Funkcjonowanie strony

Zapewnienie działania serwisu, bezpieczeństwo techniczne, diagnostyka błędów oraz statystyka korzystania ze strony w zakresie dopuszczonym przez prawo i ustawienia cookies.

art. 6 ust. 1 lit. f RODO — uzasadniony interes administratora w zakresie niezbędnych funkcji i bezpieczeństwa, a dla czynności wymagających zgody — art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

5.

Dobrowolność i obowiązek podania danych

Podanie danych w formularzu jest dobrowolne, lecz brak podstawowych danych kontaktowych może uniemożliwić udzielenie odpowiedzi.

Dane potrzebne do identyfikacji stron, zawarcia i wykonania umowy, sporządzenia protokołu, rozliczenia albo wykonania obowiązku prawnego mogą być konieczne. Brak takich danych może uniemożliwić rozpoczęcie lub kontynuowanie danej czynności.

Dane wykraczające poza niezbędny zakres pozostają dobrowolne. Administrator może poprosić o nieprzesyłanie albo usunięcie materiałów, które nie są potrzebne.

6.

Odbiorcy danych i przekazywanie poza EOG

Dane mogą być ujawniane wyłącznie w zakresie potrzebnym do realizacji danego celu:

JouwWeb B.V., działającej pod marką Webador — jako dostawcy platformy, hostingu, formularzy i powiązanych usług technicznych; informacje o dostawcy są dostępne w polityce prywatności Webador,
dostawcom poczty elektronicznej, telekomunikacji, wideokonferencji, przechowywania plików, płatności i innych narzędzi używanych do kontaktu lub realizacji usługi,
księgowości, doradcom prawnym, podatkowym i informatycznym — na podstawie umowy, obowiązku zachowania poufności albo przepisów prawa,
bankom, operatorom płatności oraz systemom służącym wystawianiu i przekazywaniu dokumentów sprzedaży,
sądom i innym organom publicznym, gdy przekazanie jest wymagane lub dopuszczone prawem,
pozostałym uczestnikom mediacji wyłącznie w uzgodnionym lub wymaganym prawem zakresie.

Webador korzysta z podwykonawców usług technicznych. Niektórzy dostawcy mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym. W takim przypadku przekazanie odbywa się na podstawie decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony albo z zastosowaniem zabezpieczeń przewidzianych w rozdziale V RODO, w szczególności standardowych klauzul umownych. Informację o zabezpieczeniach można uzyskać, kontaktując się z administratorem.

Dane nie są sprzedawane ani udostępniane innym podmiotom do ich własnego marketingu.

7.

Formularze kontaktowe

Formularz służy do przesłania zapytania i nawiązania kontaktu. Dane formularza są obsługiwane z wykorzystaniem platformy Webador i trafiają do administratora.

Przesłanie formularza nie oznacza automatycznego zawarcia umowy, przyjęcia sprawy, rozpoczęcia mediacji ani potwierdzenia terminu. Warunki są każdorazowo ustalane osobno.

W formularzu należy zamieścić jedynie krótki, ogólny opis sprawy. Dokumenty i dane wymagające dodatkowej ochrony powinny być przekazywane dopiero uzgodnionym kanałem.

8.

Okres przechowywania danych

Dane są przechowywane nie dłużej, niż jest to potrzebne do celu przetwarzania. Okres zależy od rodzaju danych i podstawy prawnej:

01

formularz i korespondencja, po których nie doszło do współpracy — przez czas potrzebny do obsługi zapytania, a następnie co do zasady do 12 miesięcy od ostatniego kontaktu;

02

dane związane z umową, konsultacją lub mediacją — przez czas współpracy, a następnie do upływu właściwego terminu przedawnienia roszczeń albo dłużej, jeżeli wymaga tego konkretny obowiązek prawny;

03

dokumenty podatkowe i rozliczeniowe — przez okres wymagany prawem, co do zasady do upływu 5 lat liczonych od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku, z uwzględnieniem zdarzeń wpływających na bieg terminu;

04

dane potrzebne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń — do zakończenia sprawy i upływu właściwego terminu przedawnienia;

05

dane przetwarzane na podstawie zgody — do jej wycofania lub osiągnięcia celu, chyba że istnieje inna podstawa dalszego przetwarzania;

06

dane techniczne i cookies — przez okres wynikający z rodzaju pliku, ustawień platformy i wyboru użytkownika, wskazany w narzędziu zarządzania cookies, albo do usunięcia przez użytkownika.

Robocze materiały mediatora są przechowywane tylko tak długo, jak jest to rzeczywiście potrzebne do prowadzenia i udokumentowania sprawy, a następnie usuwane lub bezpiecznie niszczone, chyba że dalsze przechowywanie wynika z prawa albo konieczności ochrony roszczeń.

9.

Prawa osoby, której dane dotyczą

W zależności od podstawy i okoliczności osobie może przysługiwać prawo do:

01dostępu do danych i otrzymania ich kopii,
02sprostowania danych,
03usunięcia danych,
04ograniczenia przetwarzania,
05przenoszenia danych,
06wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO,
07wycofania zgody bez wpływu na zgodność wcześniejszego przetwarzania,
08uzyskania informacji o źródle danych, jeżeli nie zostały zebrane bezpośrednio,
09wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

Realizacja niektórych praw może podlegać ograniczeniom wynikającym z obowiązku prawnego administratora, tajemnicy mediacji, ochrony praw innych osób albo potrzeby ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń. Administrator wyjaśni podstawę ewentualnego ograniczenia.

W celu skorzystania z praw należy skontaktować się pod adresem:

kontakt@mediacje-km.pl

10.

Poufność mediacji i konsultacji

Dane osobowe są chronione niezależnie od ustawowej i umownej poufności mediacji.

Informacje poznane w związku z mediacją są objęte zasadami poufności wynikającymi w szczególności z Kodeksu postępowania cywilnego oraz dokumentów dotyczących konkretnej mediacji. Protokół nie jest szczegółowym zapisem rozmów.

Dane i materiały przekazane podczas rozmowy indywidualnej nie są automatycznie udostępniane pozostałym uczestnikom. Udostępnienie następuje po uzgodnieniu albo gdy obowiązek wynika z bezwzględnie obowiązującego prawa.

Polityka prywatności opisuje ochronę danych osobowych. Nie zastępuje umowy o mediację, pouczenia sądowego ani odrębnej informacji RODO przekazywanej uczestnikom konkretnej sprawy.

11.

Bezpieczeństwo i automatyczne decyzje

Administrator stosuje środki odpowiednie do ryzyka, w tym ograniczenie dostępu, zasadę minimalnych uprawnień, zabezpieczenie urządzeń i kont, bezpieczne kanały kontaktu, kopie zapasowe w odpowiednim zakresie oraz umowy z podmiotami przetwarzającymi.

Żaden sposób przesyłania danych przez Internet nie usuwa całkowicie ryzyka. Dlatego danych wymagających zwiększonej ochrony nie należy wysyłać zwykłym formularzem bez wcześniejszego uzgodnienia.

Administrator nie podejmuje wobec użytkowników decyzji wywołujących skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływających wyłącznie w sposób zautomatyzowany i nie prowadzi własnego profilowania marketingowego.

12.

Pliki cookies i ustawienia prywatności strony

Strona jest utworzona i obsługiwana za pomocą platformy Webador. Platforma może stosować cookies konieczne do działania i bezpieczeństwa strony oraz narzędzia statystyczne skonfigurowane przez dostawcę.

Cookies konieczne mogą być używane bez zgody w zakresie dozwolonym prawem. Cookies analityczne, reklamowe lub pochodzące z osadzonych usług zewnętrznych są uruchamiane na podstawie zgody, jeżeli zgoda jest wymagana. Użytkownik może wyrazić, odmówić lub wycofać zgodę przy użyciu banera albo ustawień prywatności strony.

Użytkownik może również zarządzać cookies w przeglądarce. Zablokowanie plików koniecznych może wpłynąć na działanie niektórych funkcji. Szczegółowe nazwy, dostawcy, cele i okresy działania cookies powinny być widoczne w aktualnym panelu zarządzania zgodami.

13.

Linki i usługi zewnętrzne

Na stronie mogą znajdować się linki lub osadzone elementy prowadzące do serwisów zewnętrznych, np. Google, Facebook, map, kalendarza lub platformy spotkań online.

Samo wyświetlenie zwykłego linku nie oznacza automatycznego przekazania danych jego operatorowi. Po kliknięciu linku albo uruchomieniu osadzonego elementu dane są przetwarzane zgodnie z zasadami danego operatora. Przed użyciem usługi warto zapoznać się z jej polityką prywatności.

Administrator odpowiada za właściwe skonfigurowanie elementów umieszczonych na własnej stronie, lecz nie kontroluje samodzielnych działań operatora zewnętrznego serwisu.

14.

Zmiany Polityki prywatności

Polityka może być aktualizowana w razie zmiany działalności, prawa, zakresu danych, używanych narzędzi lub sposobu działania strony. Aktualna wersja jest publikowana na tej stronie wraz z datą ostatniej aktualizacji. Zmiana Polityki nie legalizuje wstecznie czynności, które wymagały odrębnej informacji lub zgody.